就業規則を社外持ち出し禁止にできるか?
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就業規則を社外持ち出し禁止にできるか?

小さい会社に特化した就業規則作成の専門家
社会保険労務士の伊藤礼央(れお)です!

ブログにお越し頂きありがとうございます。
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就業規則が社外へ持ち出された場合,
紛失や改ざんのリスクが高まります。

では,「就業規則は社外持ち出し禁止」というルールは,
設定可能なのでしょうか?

まずそもそも,就業規則は,
従業員さんに周知啓発しないといけません。

周知啓発の方法は,法律で決まっています。
※詳しくは,前回のブログ記事をご参照下さい

その法定の周知啓発の方法のなかに,
「社外への持ち出し(貸し出し)」はありません。

そのため,法定の周知啓発の方法により周知啓発し,
かつ,実質的な周知啓発もできているのであれば,
「就業規則は社外持ち出し禁止」というルールは設定可能です。

なお,個人的には,就業規則の社外への持ち出しは,
「原則禁止(会社の許可があれば可)」くらいにしておくのが
無難だとは思います。

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では,上記を踏まえ,
実務上のことを考えてみましょう。

例えば,従業員さんが,

「就業規則を読みたいので,
 家に持って帰っていいですか?」

と,言ってきた場合を考えてみましょう。

従業員さんが就業規則を読みたいと言ってきた場合,
それは,大抵の場合,労働条件に疑問や不安を
感じているときだと思います。

しかも,家で読みたいとなると,
相当しっかり読み込みたい事情があるのでしょう。

そんなときの会社側の対応として,

「就業規則は社外持ち出し禁止なので
 家に持って帰ってはダメ!」

と,杓子定規につっぱねてしまうのは,
おススメできません。

そんなことをすると,

「会社は何か隠しているのではないか?」と,
従業員さんがあらぬ誤解を抱く危険があります。

従業員さんから社外持ち出しの希望があった場合には,

「紛失されると困るので,社外持ち出しは禁止です。
 就業時間以外の時間に,会社で読んで下さい。」

などといった具合に丁寧に対応しましょう。
ポイントは,「会社で読んで下さい」ということ。

それでも家で読みたいと,
従業員さんが食い下がってきた場合は,

その理由を聞いて,正当な理由であれば,
必要な箇所だけをコピーして貸し出すのも手です。

・・・・・・・・・・・・

会社として,就業規則の社外への持ち出しを
認めないといけない義務はありません。

しかし,就業規則を周知啓発する義務はあります。

就業規則を社外持ち出し禁止にしたことにより,
従業員さんから「会社は就業規則を見せてくれない」
「周知啓発がされていない」といったあらぬ誤解を受けないよう,
丁寧な対応を心がけましょう。

(2015年6月29日投稿)


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